经营主体登记档案管理办法

（征求意见稿）

第一章总   则

第一条 为加强经营主体登记档案的规范化管理，有效保护和利用经营主体登记档案，充分发挥其在促进和服务社会经济发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《中华人民共和国市场主体登记管理条例》等法律法规，制定本办法。

第二条 本办法所称经营主体登记档案（以下称登记档案），是指县级以上地方人民政府承担经营主体登记工作的部门（以下称登记机关）依法在经营主体登记注册过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。为经营主体登记、监督管理、行政执法等提供基本依据，为国民经济发展提供有关基础信息。

第三条 经营主体登记档案实行统一标准、分级管理、一户一档、集中保管原则。

国家市场监督管理总局主管全国经营主体登记档案管理工作，制定经营主体登记档案管理的制度措施，推进登记档案管理标准化、规范化，指导地方登记机关依法有序开展登记档案管理工作。

县级以上登记机关负责本级经营主体登记档案管理工作，依法履行登记档案管理职责。

各级国家档案主管部门依法履行档案管理职责，加强对经营主体登记档案工作的监督、指导和检查。

第二章 收集与保管

第四条 登记档案包括依法核准登记注册的公司、非公司企业法人及其分支机构，个人独资企业、合伙企业及其分支机构，农民专业合作社（联合社）及其分支机构，个体工商户，外国公司分支机构和法律、行政法规规定的其他经营主体登记档案。

第五条 登记档案的文件材料归档范围包括经营主体设立登记、变更登记、注销登记、撤销登记、备案等文件材料。包含以下方面：

（一）申请材料。经营主体向登记机关提交的申请文书、材料。

（二）审批材料。登记机关作出登记决定时出具的审核类文件。

（三）其他需要归档的材料。

文件材料归档范围和保管期限表见附件。文件材料保管范围和保管期限表可根据形式任务需要，经国家档案管理部门批准后进行优化调整。

第六条 登记档案的整理遵循一户一档、一档多卷的原则。主要包括：组卷、排列、编页、编目、编号、装订、装盒等。立卷时须确保文件材料齐全，图文字迹清晰，格式标准统一。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

登记机关内承担经营主体登记工作和档案管理工作部门有分工的，应做好归档文件材料的移交工作。

第七条 登记机关应当加强档案基础设施建设，配置符合国家规定的档案库房和必要的设施设备，做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防光、防尘、防高温和防污染，库房温湿度符合国家有关规定，配备档案工作所需的工作设备。

登记机关应当完善档案管理制度，建立健全档案安全工作机制，提高档案安全应急处置能力。

第八条 经营主体存续期间，登记档案保管期限与存续期一致。

已注销登记的经营主体登记档案，纸质档案销毁前，登记机关应通过信息化手段建立纸质档案的数字化副本。

对需要继续保存的注销经营主体的纸质档案，可重新划定保管期限或经协商同意后，移交同级国家综合档案主管部门。经鉴定仍有保存价值的档案，可延长保管期限；确无继续保存价值的档案，应当清点核对，登记造册，经同级国家综合档案主管部门审批后送指定销毁机构，销毁清册应当永久保存。

第三章 档案信息化建设

第九条国家市场监督管理总局探索推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。

各地登记机关应加强登记档案管理信息化建设，推动经营主体登记档案电子化、影像化，保障电子档案、纸质档案数字化成果的安全保存和有效利用。

第十条经营主体电子登记档案归档一般采用在线实时归档方式，不具备在线归档条件的，可以采用离线归档方式。归档时间最迟不能超过办理完毕后的2个月。

经营主体电子登记档案归档应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的电子文件应当解除加密技术手段后归档。

第十一条 登记机关应当做好本级电子登记档案安全管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。电子档案和传统载体档案具有同等法律效力。

第十二条 经营主体电子登记档案应当长期保存。已通过全程网办的方式办理登记并进行归档的档案，可以仅以电子档案保存。登记机关应当定期对电子登记档案进行备份。

第四章 档案的迁移

第十三条 经营主体变更住所（主要经营场所、经营场所）或者主要经营场所跨登记机关辖区的，应当在迁入新的住所（主要经营场所、经营场所）前，向迁入地登记机关申请变更登记，申请档案迁入无需向迁出地登记机关提出迁出申请。

经营主体因管辖登记机关变化需要迁移登记档案的，由迁入地登记机关和迁出地登记机关做好对接，无需经营主体开展迁移申请。

除法律法规规定外，迁出地登记机关无正当合法理由不得限制、妨碍经营主体登记档案的迁移。

第十四条 迁入地登记机关在准予经营主体迁入登记申请后，应向迁出地登记机关开具《准予迁入调档函》。迁出地登记机关收到迁入地登记机关开具的《准予迁入调档函》后，应当于1个月内将所有登记管理档案移交迁入地登记机关管理。

登记档案在迁入地登记机关和迁出地登记机关之间迁移期间，已实现电子档案数据对接的，不影响经营主体在迁入地登记机关办理登记业务。电子档案的迁移按照国家有关规定做好移交。

第十五条 迁出地登记机关移交档案时应当编制档案移交清单，列明移交档案的名称、卷号、时间、页码等内容。迁入地登记机关接收登记档案后，应当清点核对档案移交清单，将加盖迁入地登记机关或档案管理专用印章的登记档案移交清单送交至迁出地机关。

移交纸质档案的，迁出地登记机关应当通过专人送取、挂号信或特快专递方式将经营主体档案移交至迁入地登记机关，不得交由经营主体自带，邮寄移交时应对档案资料进行密封并加盖登记机关或档案管理专用印章。

移交电子档案的，迁出地机关要将登记档案的全部电子数据迁移至迁入地登记机关。电子档案无法实现数据对接的，应当打印迁移纸质档案并加盖登记机关或档案管理专用印章，按照纸质档案移交要求移交至迁入地登记机关。

迁出地登记机关应加强和迁入地登记机关的联系、配合，及时掌握跟踪迁移经营主体档案情况。

第十六条 登记机关应持续优化经营主体迁移程序，加快经营主体迁移数据共享、信息联通和电子档案传输信息化建设，推行网上办理，提升经营主体迁移便利度。

第五章 查询与利用

第十七条 登记机关按照管理权限开展档案查询工作，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

第十八条 经营主体登记档案的查阅对象和查询权限为：

（一）公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等国家机关，可查阅与自身所办理案件相关的登记档案。

涉及登记机关作出登记决定时出具的审核类文件，仅向办理涉及登记机关的案件时进行查阅。

（二）受当事人委托的律师、基层法律服务工作者和法律援助机构人员可以查阅与其办理事项相关的登记档案。

（三）公证、仲裁、鉴定等机构可以查阅与其工作内容相关的登记档案。

（四）经营主体可以查阅自身的登记档案。

（五）经营主体的投资主体可以查阅该经营主体的登记档案。

第十九条 查阅经营主体登记档案需填写查询档案申请表，提交单位出具的注明拟查阅经营主体全称的有效证明并出示查阅人的相关有效证件，供档案工作人员查验，主要包括：

（一）公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等国家机关，应当由其指定的查阅人提交所在机关出具的有效公函并出示本人的有效工作证件。

（二）律师应当提交所在单位出具的证明、经营主体登记档案查询承诺书并出示本人的律师执业证件。基层法律服务工作者应当提交所在单位出具的证明、经营主体登记档案查询承诺书并出示本人的工作证。法律援助人员应当提交法律援助机构的指派通知书、介绍信、经营主体登记档案查询承诺书并出示本人有效工作证件。

（三）公证、仲裁等机构工作人员应当提交所在机构出具的有效证明并出示本人的有效执业证件。

（四）鉴定等机构工作人员应当提供有关单位委托其鉴定的委托书，提交所在机构出具的有效证明，出示本人的有效执业证件。

（五）经营主体的投资人、法定代表人或负责人，包括公司的法定代表人、有限责任公司的股东，农民专业合作社的法定代表人和成员，合伙企业合伙人、个人独资企业出资人、个体工商户经营者、各类分支机构的负责人等查阅个人任职或出资的经营主体登记档案的，应当提交合法有效的主体资格证明。

（六）其他人员查阅经营主体登记档案的，应当提交该经营主体出具的有效介绍信，持加盖经营主体公章的营业执照复印件或电子营业执照和指定查阅人员的有效身份证件查询。

第二十条 登记机关应当加强对登记档案的信息化工作，为社会提供经营主体登记档案记载的登记事项信息查询服务。任何组织和个人均可向登记机关申请查询登记事项信息。

申请人需要的，登记机关应在档案查询结果上加盖档案查询专用章。

第二十一条 提供社会查询的档案，登记机关应当逐步实现以电子化复制件代替原件。登记机关提供查阅利用的登记档案数字化副本应为符合国家标准的版式文件，逐页加载登记机关相关签章或标识，或加载登记机关档案查询电子印章。登记机关提供的登记档案数字化副本，具有与登记档案原件同等的法律效力。

第二十二条 鼓励有条件的登记机关通过互联网自助查询方式提供经营主体登记档案的查询服务。通过互联网自助服务查阅登记档案的，其查阅对象和查询权限参照本办法第十九的规定。

第二十三条 通过互联网自助查询经营主体登记档案的组织和个人应当配合登记机关进行身份核验。

经营主体可以使用其电子营业执照进行网上身份认证，查阅其本身的登记档案。

第二十四条 查阅对查阅所获取的档案仅限于工作上的正常利用，不得以其他不正当方式利用或用以牟取利益。前款所称其他不正当方式包括但不仅限于按照时间段、区域、行业等分类条件进行批量查询或者组合查询后编纂发布。

登记机关不得利用登记档案开展有偿服务活动或其他非法活动。

第六章 法律责任及附则

第二十五条 登记档案内容涉及国家秘密、商业秘密和个人信息等内容的，其保管和利用应当按照有关法律法规规定办理。

第二十六条 单位或者个人有下列行为之一，由县级以上档案主管部门、市场监督管理部门对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分:

（一）违规提供、抄录、复制、公布档案的;

（二）买卖或者非法转让档案的;

（三）篡改、伪造、隐匿档案或者擅自销毁档案的;

（四）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的;

（五）不按规定向社会开放、提供利用档案的;

（六）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的;

（七）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的;

（八）玩忽职守，造成档案损毁、遗失的；

（九）其他依法应当给予处分的行为。

第二十七条 违反国家相关法律法规，造成登记档案丢失、损毁、失真、泄密，或有其他损害登记档案实体和信息安全行为的，依法依规追究相关人员责任，涉及犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任。

第二十八条 各省（自治区、直辖市）、新疆生产建设兵团市场监督管理部门可以参照本办法，结合当地实际情况，制定本地区的具体管理办法。

第二十九条 本办法自印发之日起执行。外国企业常驻代表机构的登记档案管理参照本办法。1990年6月6日发布的《企业法人登记档案管理办法》、《企业登记档案资料查询办法》同时废止。